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回答の受け取り方を決める
| 受け取り方 | 向いているとき | 気をつけること |
|---|---|---|
| Excel・Word の質問票をメールで返してもらう | 委託先が少ない・質問が多い | 版の取り違え。ファイル名に会社名と日付を入れてもらう |
| Google フォーム・Microsoft Forms | 委託先が多い・集計したい | フォームは自社のアカウントで作り、回答の閲覧者を絞る |
| メール本文で答えてもらう | 質問が 3〜5 問と少ない | 答えの書き方がばらつく。選択肢を本文に書いておく |
secubell は回答を受け取りません。回答は、お客様の手元（メール・フォーム・ファイル）に届きます。
一覧の表を作る
| 列 | 入れること | 例 |
|---|---|---|
| 委託先 | 会社名と業務 | ○○社（Web サイトの保守） |
| 送った日・期限 | 照会の日付と回答期限 | 10/22 送付・10/24 期限 |
| 使っているか | はい／いいえ／確認中 | 確認中 |
| 対応 | 更新済み・暫定策済み・予定・不要 | 更新済み（10/23） |
| 預けた情報への影響 | なし／あり／確認中 | なし |
| 確かめた人・日 | 回答を読んで確かめた人 | 情シス 山田（10/24） |
| 次にすること | 催促・聞き返し・完了 | 完了 |
回答を確かめる目安
- 「対応済み」とだけある回答は、実施した日と方法（更新したバージョン・暫定策の内容）を聞き返す
- 回答のバージョンが、原典に書かれた対象のバージョンと合っているかを照らす
- 「使っていない」の範囲（自社だけか、再委託先も含むか）を確かめる
- 回答者の部署と連絡先が書かれているかを確かめる
聞き返し・催促に使う委託先への確認メールの例文（催促・お礼） →
期限を過ぎた先への催促
期限を過ぎた先には、途中の状況だけでもよいと添えて改めてお願いします。それでも届かない場合は、契約の窓口（営業担当など）にも連絡します。
{{回答期限}}にお願いしておりました確認シートについて、まだ確認中の項目があれば、分かっている範囲だけでもご回答いただけますでしょうか。
記録として残す
委託先ごとの回答・受け取った日・確かめた人を残しておくと、委託先の監督の記録として後から確かめられます。個人情報を扱う業務を委託している場合、個人情報保護法は委託先の監督を求めています（個人情報保護委員会のガイドライン（通則編））。どこまでの記録が要るかは、自社の規程と専門家の意見に合わせてください。
原典・参考にした資料
- 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」
- 独立行政法人情報処理推進機構（IPA）「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」
このページは secubell が公開情報をもとにまとめた一般的な解説です。法的な判断や、個別の状況への助言ではありません。内容は原典で確かめ、自社の契約・体制に合わせてお使いください。法令上の報告・通知が要るかどうかの最終的な判断は、お客様ご自身と、弁護士などの専門家で行ってください。